Start enterprise architectuur gemeente Westland

Tijdens een themamiddag van informatiemanagers van 100.000+ gemeenten gaf Arnoud Quanjer van MezzaLama een presentatie over architectuur. Hij vertelde over de hulpmiddelen die het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft ontwikkeld en hoe gemeenten deze kunnen gebruiken. Robin Paalvast, destijds strategisch I-adviseur van de gemeente Westland en inmiddels wethouder van de gemeente Zoetermeer, was daarbij aanwezig en werd enthousiast. ›

Hij vertelt: “Onze ICT is in de loop der tijd steeds complexer geworden. Als je dan als gemeente efficiënter en bijvoorbeeld zaakgericht wilt gaan werken, dan moet je de mogelijkheden kennen en de ICT-consequenties kunnen inschatten. Maar veel kennis over de functionaliteit van onze applicaties, gegevensopslag en –uitwisseling zit alleen maar in de hoofden van medewerkers. Het ontbrak ons aan een helder, centraal overzicht. In Arnoud en MezzaLama, met al hun kennis van best practices en standaardmodellen van KING en Arnouds ervaring als informatiearchitect, zagen we een kans om een vliegende start te maken met het opbouwen van dat overzicht.”


v.l.n.r. Arnoud Quanjer, Robin Paalvast, Mischa Wetzels

 

Kaders neergezet en één applicatie uitgewerkt

Arnoud Quanjer ging in december 2013 aan de slag. “Allereerst hebben we de kaders neergezet,” vertelt hij. “Hoe beschrijf je een gemeentelijke enterprise architectuur, met welke tooling leg je dat vast en hoe maak je inzichtelijke rapportages? We kozen voor de notatiemethode ArchiMate en BiZZdesign Architect als tooling. Als basis voor de vastlegging van de architectuur gebruikten we de softwarecatalogus en kennismodellen van KING om het ICT-landschap mee te schetsen. Op basis hiervan hebben we vervolgens een gemeentelijke modelleringsgids met best practices opgesteld.” ›

Mischa Wetzels werkte als kersverse ICT-architect van de gemeente vanaf de start mee. “Samen met Arnoud heb ik een grote applicatie vervolgens helemaal uitgewerkt,” vult hij aan. “Daarbij toetsten we de opgestelde best practices en stelden die waar nodig bij. Nu is het vervolgens aan mij om bij onze applicatiebeheerders en leveranciers kennis op te halen om ook de rest van het applicatielandschap en de techniek op dezelfde manier te beschrijven.” Dat was ook de opzet, de gemeente moest zelf in staat zijn de enterprise architectuur te beschrijven en te onderhouden.


 

Visie op zaakgericht werken en gegevensmanagement

Parallel aan de beschrijving van de IST-situatie heeft Arnoud Quanjer een SOLL geschetst voor twee belangrijke elementen van de architectuur: zaakgericht werken en gegevensmanagement. Robin Paalvast: “Arnoud heeft zijn visie verwoord én vertaald naar heldere principes en functionele componenten. ›

Ook heeft hij gekeken wat we al in huis hebben om de functionaliteit gedegen te realiseren. Het werd ons bijvoorbeeld al snel duidelijk dat we geen nieuw allesomvattend systeem moesten aanschaffen. Dat is ook een voordeel van overzicht: je voorkomt dubbelingen in ICT die de kosten en complexiteit opdrijven.”


 

Zeer tevreden

In april 2014 rondde Arnoud Quanjer zijn opdracht af. Mischa Wetzels kijkt terug op een leuke en leerzame periode: “De samenwerking ging vanzelf. Met z’n drieën pakten we ieder onze rol en we kregen de rest van de organisatie goed mee.” ›

Robin Paalvast besluit: “We zijn zeer tevreden over het resultaat. We moeten nu zelf verder, maar de vooraf bedachte vliegende start is zeker realiteit geworden. Deze aanpak kan ook eenvoudig elders toegepast worden. Dus ik hoop dat andere gemeenten dit ook gaan doen.”